apobuster · Dienstplan für Apotheken mit Forecast

Was neu ist

Die gewohnte Plantafel, ergänzt um das, was bisher gefehlt hat.

Die Wochenansicht mit Abteilungen, Qualifikationen, Vertragsstunden und Zeitkonto kennst du aus deinem bisherigen Programm. apobuster behält diesen Aufbau bei, damit sich niemand umgewöhnen muss. Neu ist alles, was darüber hinausgeht.

Thema	Bisher üblich	apobuster
Personalbedarf	Feste Mindestbesetzung je Uhrzeit, von Hand gepflegt und selten angepasst.	Forecast aus deinen Kassendaten: erwartete Kunden je halbe Stunde, aus den letzten Wochen und dem Vorjahr. Saison, Ferien und Feiertage fließen von selbst ein.
Planerstellung	Wochenmuster wiederholen, Lücken durch Urlaub und Krankheit von Hand schließen.	Planvorschlag auf Knopfdruck in drei Besetzungsstufen. Wochenmuster bleiben die Grundlage, Lücken werden gefüllt, flexible Kräfte dorthin verschoben, wo Kunden kommen.
Mitarbeitende	Qualifikation und Vertragsstunden.	Zusätzlich Flexibilität in fünf Stufen, die persönliche Leistung in Kunden je Stunde und die Verfügbarkeit (geht nicht, lieber nicht, passt gut).
Apotheker-Pflicht	Prüfung durch Hinsehen.	Laufende Prüfung je Filiale: Fehlt während der Öffnung ein Apotheker, nennt die Plantafel die Uhrzeit. Der Planvorschlag schließt solche Lücken zuerst.
Urlaub	Urlaubskalender ohne Bezug zur Auslastung.	Urlaubskalender mit erwarteter Kundenlast je Woche, Urlaubssperren, Höchstzahl gleichzeitig Abwesender. Beim Genehmigen zeigt apobuster, welche halben Stunden danach unterbesetzt wären.
Zeiterfassung	Eigenes System oder Export, Abgleich von Hand.	Integriert: Stempeln per Telefon, Aufkleber oder Terminal, Zeitkonto, Plan gegen Ist je Person und Tag, Übergabedatei für das Lohnbüro.
Mitarbeiterzugang	Ausgedruckter Plan am Schwarzen Brett.	Jede Person sieht ihren freigegebenen Plan auf dem Telefon, trägt ihre Verfügbarkeit ein und stellt Urlaubsanträge. Daten anderer sieht sie nicht.
Hilfe	Handbuch und Telefon-Support.	Erklärung an jeder Funktion per Klick, dazu eine ausführliche Anleitung und ein Erklärvideo direkt in der Anwendung.

„Bisher üblich“ beschreibt verbreitete Arbeitsweisen in der Dienstplanung von Apotheken, nicht ein bestimmtes Produkt.

Leistungen im Einzelnen

Was im Alltag den Unterschied macht.

1

Der Bedarf wird sichtbar

Über jeder Abteilung steht eine Bedarfszeile. Sie vergleicht für jede halbe Stunde die erwarteten Kunden mit der Leistung des eingeplanten Teams und zeigt das Ergebnis in vier Stufen, von unterbesetzt bis ausreichend besetzt. In der Tagesansicht steht die genaue Zahl: wie viele Kräfte fehlen oder wie viel Reserve da ist.

Grundlage sind die gezählten Kunden aus deiner Kasse, einmal pro Woche als Datei eingelesen
Mindestbesetzung je Abteilung und Uhrzeit gilt zusätzlich

Tagesansicht mit fehlenden Kräften je halbe Stunde

2

Ein Planvorschlag, der die Regeln kennt

Du wählst die Besetzungsstufe: leicht unterbesetzt für ruhige Wochen, normal für den Alltag oder ausreichend für Spitzenzeiten. apobuster erstellt daraus einen Entwurf. Was du von Hand eingetragen hast, bleibt unverändert. Erst mit der Freigabe sieht das Team den Plan.

Höchstens zehn Stunden Arbeit am Tag, elf Stunden Ruhezeit
Vertragsstunden plus höchstens zehn Prozent
Genehmigter Urlaub, Krankheit und „geht nicht“ werden eingehalten
Während der Öffnung ist immer ein Apotheker eingeplant

Auswahl der Besetzungsstufe für den Planvorschlag

3

Das Team, wie es tatsächlich arbeitet

Zu jeder Person hältst du fest, wie flexibel sie eingesetzt werden kann: von festen Zeiten bis zum Springer, der auch in einer anderen Filiale aushilft. Dazu Qualifikation, Stammabteilung und die übliche Leistung in Kunden je Stunde, etwa für eine neue Kraft in der Einarbeitung.

Personenkarte mit Planungsprofil, Woche und Verfügbarkeit

4

Urlaub mit Blick auf die Auslastung

Der Urlaubskalender zeigt drei Monate und darüber die erwartete Kundenlast je Woche. Urlaubssperren, etwa für das Weihnachtsgeschäft, und eine Höchstzahl gleichzeitig Abwesender je Abteilung lassen sich festlegen. Vor jeder Genehmigung siehst du, welche Dienste wegfallen und welche halben Stunden danach zu knapp besetzt wären.

Urlaubskalender mit erwarteter Kundenlast je Woche

5

Plan und Arbeitszeit in einem System

Weil die Zeiterfassung Teil von apobuster ist, entfällt der Abgleich zwischen zwei Programmen. Nach jeder Woche zeigt „Plan gegen Ist“ je Person und Tag die geplante und die gestempelte Zeit. Wiederkehrende Abweichungen zeigen, wo Schichten zu knapp geplant sind. Die Übergabedatei für das Lohnbüro entsteht aus denselben Daten.

Plan gegen Ist mit geplanter und gestempelter Zeit

Einführung

Der Umstieg ist überschaubar.

Die Daten aus deinem bisherigen Programm bleiben erhalten, soweit es sie exportieren kann. Wir sehen uns das vorab gemeinsam an.

1

Daten übernehmen

Mitarbeitende, Arbeitspläne, Wochenmuster, Kundenzahlen und Tagesverlauf aus den Exporten deines bisherigen Programms.

2

Einrichten

Filialen, Öffnungszeiten und die Einschätzung von Flexibilität und Leistung je Person, gemeinsam mit dir.

3

Parallel planen

Ein paar Wochen neben dem bisherigen Weg, bis der Vorschlag zu deiner Erfahrung passt.

4

Umstellen

Das Team bekommt seinen Zugang, plant und stempelt ab dann in apobuster.

Datenschutz und Sicherheit

Arbeitszeiten und Fehlzeiten sind sensible Daten.

apobuster wurde dafür gebaut und vor der Freigabe gründlich auf Sicherheit geprüft.

Eigene Installation je Apotheke

Deine Daten liegen in einer eigenen Installation auf Servern in Deutschland, nicht in einer gemeinsamen Datenbank mit anderen Kunden.

Zweiter Faktor bei der Anmeldung

Wer Daten anderer sieht, meldet sich zusätzlich mit einem Code an, per Authenticator-App oder E-Mail.

Klare Rollen

Leitung, Verwaltung, reine Ansicht etwa für das Steuerbüro, und Mitarbeitende, die nur ihre eigenen Daten sehen.

Nachvollziehbar und gesichert

Änderungen an Zeiten werden protokolliert, die Daten jede Nacht verschlüsselt gesichert und nach der eingestellten Frist gelöscht.

Erklärvideo

apobuster in elf Minuten

Forecast, Planvorschlag, Nachbessern, Urlaub und Plan gegen Ist, an einer erfundenen Apotheke Schritt für Schritt gezeigt.

Demo

Probiere apobuster mit einer eigenen Demo aus.

Du bekommst einen persönlichen Zugang zu einer erfundenen Apotheke mit zwei Filialen, 22 Mitarbeitenden, über einem Jahr Kundenzahlen und fertigen Plänen. Die Demo gehört dir allein: Was du planst und änderst, sieht niemand sonst.

Über „Demo zurücksetzen“ startest du jederzeit wieder mit frischen Daten zur aktuellen Woche. Du kannst die Demo auch aus Sicht einer Mitarbeiterin ansehen.

Zugang anfragen

Schreib uns kurz, für welche Apotheke du dich interessierst. Du erhältst deine Zugangsdaten per E-Mail.

Demo-Zugang anfragen

Du hast schon einen Zugang? Zur Anmeldung

Häufige Fragen

Gut zu wissen

Woher kommen die Kundenzahlen?

Aus deiner Kasse: die Zahl der Kunden je Tag, einmal pro Woche als Datei hochgeladen. Je weiter die Zahlen zurückreichen, desto genauer wird der Bedarf, ab dem zweiten Jahr auch für Weihnachten und Ferien.

Muss ich den Planvorschlag übernehmen?

Nein. Der Vorschlag ist ein Entwurf, den du beliebig änderst. Erst mit der Freigabe sieht das Team den Plan. Was du von Hand einträgst, verändert der Vorschlag nicht.

Wie viel Aufwand ist die Wochenplanung?

Mit Vorschlag und Nachbessern rechnen wir mit zehn bis zwanzig Minuten je Filiale und Woche. Am meisten Zeit sparst du bei Urlaub und kurzfristigen Ausfällen, weil die Lücken sofort sichtbar sind.

Funktioniert das mit mehreren Filialen?

Ja. Jede Filiale hat eigene Öffnungszeiten, Abteilungen und eigenen Bedarf. Springer lassen sich in mehreren Filialen einplanen, die Apotheker-Pflicht wird je Filiale geprüft.

Was sieht mein Team?

Jede Person sieht ihren eigenen freigegebenen Plan, stempelt, stellt Urlaubsanträge und trägt ihre Verfügbarkeit ein. Daten anderer Personen sieht sie nicht.

Was kostet apobuster?

Der Preis richtet sich nach der Zahl der Filialen und Mitarbeitenden. Sprich uns an, du bekommst ein Angebot.

Kontakt

Sprechen wir über deine Apotheke.

Gern zeigen wir dir apobuster in einem kurzen Termin, auf Wunsch mit den Kundenzahlen deiner eigenen Apotheke.

Ralf Fangmeier Ansprechpartner für apobuster hallo@tymok.com 0157 51737131

Dienstpläne nach Bedarf, nicht nach Gewohnheit.